Guide de démarrage

Créer le club et inviter les dirigeants

Un compte BasketBoard est rattaché à un seul club, et ce choix est définitif. La première personne crée le club depuis l'écran d'accueil et en devient propriétaire.

Pour que les autres dirigeants (secrétaire, responsable planning, trésorier) travaillent sur le même club, ouvrez Paramètres, onglet Invitations, et générez le code d'invitation (il commence par JOIN-). Chacun crée son compte et saisit ce code à sa première connexion. Aucune limite au nombre de comptes par club.

• Le code est valable 30 jours ; vous pouvez le désactiver ou le régénérer à tout moment, l'ancien devient alors invalide.
• Le propriétaire peut exclure un membre depuis l'onglet Membres.
• Les réglages SMS, les modèles de messages et l'abonnement sont réservés au propriétaire.

Importer les licenciés

Sur la page Licenciés, cliquez sur Importer des licenciés et déposez l'export CSV de FBI, tel quel. Vous pouvez pré-affecter une équipe et des rôles à tout le fichier.

Avant d'écrire quoi que ce soit, BasketBoard affiche un aperçu ligne par ligne : créations, mises à jour et erreurs. Les licenciés déjà présents (même numéro de licence) sont mis à jour, les autres sont créés.

• Colonnes indispensables : nom, prénom, numéro de licence. L'email et le téléphone servent aux convocations : sans l'un ni l'autre, un officiel ne peut pas être prévenu.
• Pour les licenciés, seul le CSV est accepté, pas le fichier Excel.
• Le numéro national est chiffré et masqué partout, sauf pour le propriétaire dans la fiche du licencié.

Importer les rencontres

Sur la page Matchs, Importer accepte l'export Excel (.xlsx) de FBI : équipe 1, équipe 2, division, date, heure, salle et numéro de match.

Seules les rencontres à domicile (votre club en équipe 1) sont importées, puisque ce sont celles où vous fournissez les officiels. Les autres apparaissent comme Extérieur dans l'aperçu. Les équipes adverses et les salles absentes sont créées automatiquement.

• Un match se crée aussi à la main avec + Ajouter un match.
• Le statut Reporté neutralise une rencontre sans la supprimer.

Les rôles d'officiels

Quatre rôles existent : Arbitre, Table (table de marque), Responsable de salle et Responsable de buvette. Joueur n'est pas un rôle : un joueur se définit par son équipe.

Un rôle s'attribue depuis la fiche du licencié, par action groupée sur la liste (sélectionnez plusieurs lignes), ou lors de l'import. Une même personne peut cumuler plusieurs rôles.

• Par match : deux arbitres au maximum, trois personnes à la table, un responsable de salle, un responsable de buvette.

Désigner les officiels d'un match

Ouvrez le match (icône crayon). Pour chaque rôle, la liste est coupée en deux, Propositions et Autres, et chaque personne apparaît avec le nombre de désignations qu'elle a déjà reçues.

Les propositions sont les licenciés déjà présents dans la même salle ce jour-là, sur le match précédent ou suivant : ils sont sur place, autant les solliciter. S'il n'y a pas de match voisin, tout le monde est proposé. Dans les deux listes, les personnes les moins désignées apparaissent en premier.

• Sont écartés automatiquement : les licenciés indisponibles ce jour-là, ceux déjà désignés sur un match à moins d'une heure d'écart, et ceux déjà désignés sur un autre rôle de ce match.
• Les compteurs sont tenus par famille de rôle : arbitrage et table ensemble, buvette, salle.
• L'historique des désignations d'un match reste consultable.

Déclarer une absence

Sur la liste des licenciés, le menu Actions d'une ligne ouvre Gérer les disponibilités. Déclarez une période (date de début, date de fin, raison facultative) : la personne ne sera plus proposée pour les matchs de cette période.

• Sans période déclarée, un licencié est considéré disponible.
• Si la personne était déjà désignée sur un match de la période, remplacez-la dans le match.

Convocations : ce qui part, et quand

Chaque mercredi à 19 h, BasketBoard envoie à chaque officiel désigné pour le week-end à venir (samedi et dimanche) un seul message avec toutes ses désignations : rôle, date, heure et salle. Le message rappelle d'arriver 20 minutes avant et de trouver un remplaçant en cas d'empêchement.

L'email est le canal par défaut, envoyé à tous les officiels qui ont une adresse. Le SMS s'ajoute pour ceux qui ont un numéro de téléphone, à condition que le club ait activé les SMS (section suivante).

• Après l'envoi de la convocation, un match reporté ou supprimé déclenche un message d'annulation ; un changement d'heure ou de salle, un message de modification.
• Si vous changez les officiels d'un match déjà convoqué, BasketBoard propose de prévenir les personnes ajoutées ou retirées.
• Le texte se personnalise dans Paramètres, onglet Messages, avec les variables , et . Un compteur estime le coût en crédits SMS.
• Un officiel sans email ni téléphone n'est pas prévenu : vérifiez les coordonnées après l'import.

Activer les SMS avec Brevo

BasketBoard ne revend pas de SMS : chaque club utilise son propre compte Brevo et ses propres crédits, avec son nom en expéditeur.

• Créez un compte sur brevo.com et achetez des crédits SMS (prépayés, quelques centimes par SMS).
• Dans votre compte Brevo, créez une clé API (elle commence par xkeysib-).
• Dans BasketBoard, ouvrez Paramètres, onglet SMS : collez la clé, choisissez un nom d'expéditeur de 3 à 11 caractères (par exemple MonClub) et, si vous voulez, un plafond mensuel de SMS.
• La clé est vérifiée auprès de Brevo puis stockée chiffrée. Plafond atteint : les SMS s'arrêtent jusqu'au mois suivant, les emails continuent.

Le week-end en un coup d'œil

Le tableau de bord affiche les matchs du week-end choisi (samedi, dimanche) avec les officiels désignés. Les flèches font passer d'un week-end à l'autre.

• Exporter produit le planning du week-end en PDF ou en Excel, par équipe, avec un code couleur par salle.
• La page Statistiques donne un score d'équité sur 100, les moyennes par mission, les déséquilibres et un classement complet exportable en CSV, utile pour l'assemblée générale.

Abonnement

Chaque club démarre avec 6 mois d'essai gratuit, sans carte bancaire. Ensuite, trois formules selon le nombre de licenciés : Club (jusqu'à 150), Club+ (jusqu'à 300), Élite (jusqu'à 700), en mensuel sans engagement ou en annuel.

• Le paiement, les factures et la résiliation se gèrent en ligne via Stripe, depuis Paramètres, onglet Abonnement.
• À la fin de l'essai sans abonnement, le compte passe en lecture seule. Vous ne payez rien, et vos données restent là.
• Dépasser le quota de licenciés ne bloque jamais la saisie : c'est seulement une invitation à changer de formule.

Sécurité et données

• Double authentification disponible depuis votre page Compte.
• Données hébergées chez OVH en France et sauvegardées chaque nuit.
• Le numéro national des licenciés est chiffré et masqué.

Besoin d'aide ?

Écrivez à contact [arobase] basketboard [point] fr : réponse sous 24 à 48 h ouvrées. Pour les questions sur vos données, écrivez à privacy [arobase] basketboard [point] fr.

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